Wann ist das Outsourcing der Privatabrechnung an eine PVS sinnvoll?
Unter dem Begriff PVS verstehen Praxen in der Regel Unternehmen, die alle Arbeiten rund um die Privatliquidation übernehmen.
Die Frage „Wann sollten wir die Abrechnung durch eine PVS erledigen lassen“ ist nur individuell zu beantworten. Denn jede Praxis hat unterschiedliche Patientenverteilungen (GKV/PKV), Prozesse, Verantwortlichkeiten und Vorstellungen – ganz konkret geprägt von eigenen Erfahrungen mit dem Thema.
So versendet etwa die eine Praxis täglich ihre Rechnungen, die andere nur quartalsweise. In der einen Praxis ist die Privatabrechnung reine Chefsache, in der anderen Einheit steuert die/der Praxismanager:in alles. Eine Praxis legt Wert auf behutsames Mahnwesen, die andere will entschieden Verluste und Verschleppungen stoppen. Auch die Bereitschaft für Veränderungen ist unterschiedlich ausgeprägt.
Aber der Reihe nach: Es geht bei einem solchen Outsourcing immer um die objektive Einschätzung von Chancen und Bedenken.
Chancen
Zeitgewinn
Auslagerung von manuellen Arbeiten (Druck, Kuvertierungsarbeiten, Porto aufbringen)
Freies Telefon – alltägliche und immer wiederkehrende Patientenfragen übernehmen andere
Unterstützung bei Erstattungsfragen der Patienten gegenüber Kostenträgern
Die gewonnene Zeit bietet Chancen für Arbeiten mit höherer Wertschöpfung. Das kann mehr Zeit für die Patienten oder Fortbildung bedeuten, aber auch die Konzentration auf Arbeiten mit besserem wirtschaftlichen Hebel.
Last not least: auch mehr Erholung ist eine schöne Option!
Wirtschaftliche Pluspunkte
Kosten senken bei Druck, Toner, Porto, Kuverts und Papier
Ein Erfahrungswert liegt bei 50T€ Privatumsatz im Jahr. Ab dieser Größenordnung haben die Abläufe zur Privatabrechnung meist einen spürbaren Arbeitsanteil. Davon unabhängig entscheiden sich aber auch viele kleinere Praxen für einen Dienstleister.
Professionelle Prozesse
Wird konsequent in festen Taktungen gemahnt?
Ist die Praxis bei telefonischen Rückfragen erreichbar?
Agiert das Personal einheitlich, geschult und professionell am Telefon?
Gibt es einen Standard bei Fragen nach Stundungen und Teilzahlungen?
Werden Zahlungseingänge mit Zahlen- und Zifferndrehern zügig und richtig zugeordnet?
Auslastung des Personals
Gibt es wichtige Aufgaben, die immer zu kurz kommen und für die nach der Auslagerung endlich Zeit wäre?
Möchte die verantwortliche Kraft in Teilzeit gehen?
Gibt es einen Personalwechsel?
Wenn eine dieser Fragen mit „ja“ beantwortet wird, spricht das für das Überlegen eines Outsourcings.
Zahlungseingang
Die meisten Praxen wissen nicht, nach wie vielen Tagen ihre Patient:innen im Durchschnitt zahlen. Hier lohnt sich die Frage an die Hotline des Softwareanbieters, ob und wo man im Programm diese Kennzahl aufrufen kann. Wenn für die laufenden Verbindlichkeiten keine Banklinie beansprucht werden muss, sollte die Liquidität ausreichend sein. Bei Neugründungen und Praxisübernahmen wertet es die finanzierende Bank erfahrungsgemäß als klar positiv, wenn Zahlungseingänge verlässlich und steuerbar sind. Dafür bieten Abrechnungsdienstleister feste Termine zur Auszahlung des Honorars an, unabhängig von der tatsächlichen Zahlung der Patient:innen.
Zahlungsausfall
Bei Zahnärzten:innen hat das Ausfallrisiko klare Bedeutung, insbesondere aufgrund der oft hohen Rechnungsbeträge und der Kosten des Fremdlabors. In den meisten Fällen ist hier deshalb eine Absicherung sinnvoll.
Bei den Fachärzten:innen dagegen gibt es in der Regel keine so hochwertigen vorfinanzierten Auslagen. Dort wird ein Großteil der Rechnung durch die Kostenträger ausgeglichen. Eine Ausnahme kann es bei der Radiologie geben wegen der hohen Sachkosten, in der ästhetischen Medizin, bei Kinderwunschzentren oder auch in der Augenheilkunde (Lasik). Hier kann die vorherige Prüfung der Bonität der Patienten oder das echte Factoring für das Outsourcing sprechen. Dazu sollte die Praxis ihre Ausfall-Quote kennen oder jedenfalls das Honorarvolumen der Forderungen, die anwaltlich durchgesetzt werden müssen.
Ratenzahlungen / Teilzahlungen / Stundungen
Wenn die Praxis mehr als 10 % der Rechnungen als Teil- oder Ratenzahlung abwickelt, ist dieser Punkt für die Auslagerung relevant. In diesen Bereich fallen auch die Stundungen, d.h. die Rechnungen, bei denen die Patienten einmalig um einen Zahlungsaufschub bitten. Alles unter einem Anteil von 5 % wird keinen signifikanten Aufwand haben.
Bedenken der Arztpraxis
Habe ich versteckte und dann am Ende höhere Kosten als in Eigenregie?
Es kann natürlich sein, dass ein Anbieter tatsächlich bestimmte Kosten verschweigt. Das lässt sich allerdings mit der einfachen Bitte um Listung aller Kostenpunkte klären. Fehlt dort eine Position, die später berechnet wird, ist sie nicht Vertragsbestandteil und muss nicht bezahlt werden. Vom Anbieter kann eine Übersicht der Kosten je Monat bzw. Jahr verlangt werden – wenn eine solche Aufstellung nicht ohnehin Bestandteil des Standardreportings ist.
Der Vergleich der Kosten Anbieter versus Praxis ist tatsächlich schwierig, weil der Dienstleister alle Kosten benennt, aber die meisten Praxen die eigenen Kostenbestandteile der Privatabrechnung nicht exakt kennen. Denn kaum eine Praxis differenziert nach Kostenarten und –stellen (Porto, Druck, Telefon sowie Personalzeiten für die einzelnen Arbeiten, noch dazu unter Trennung von GKV- und PKV-Abrechnung). Deshalb ist ein komplett objektiver Kostenvergleich kaum möglich.
Aber es gibt Indikatoren:
Am leichtesten sind die Portokosten zu vergleichen. Dazu muss die Praxis nicht unbedingt nach unterschiedlich teurem Porto je Sendung differenzieren. Schon die Anzahl der Rechnungen und Mahnungen gibt eine richtige Tendenz. Der Dienstleister hat andere Rabatte bei der Post und wird deshalb sehr wahrscheinlich günstiger sein, aber die Höhe der Differenz kann schon überraschen.
Gleiches gilt für die Arbeiten rund um Druck, Toner, Kuvertierung und Aufbringen von Porto bei Rechnungen und Mahnungen. Diese Handgriffe laufen in der Praxis manuell. Auch hier wird der Dienstleister durch bestmögliche Einkaufspreise, Maschinisierung und Digitalisierung kostengünstiger sein.
Wie viel Zeit eine Praxis aufwendet für die telefonische Beantwortung von Patientenfragen zu Rechnungen, Mahnungen, Zahlungseingängen und Stornierungen, Duplikaten u.s.w. – das lässt sich nur schätzen, weil diese Daten in der Praxis nicht erfasst werden. Aber Praxen können an dieser Stelle durchaus effizient arbeiten, wenn sie gut qualifizierte und entsprechend dotierte Kräfte einsetzen. Für den objektiven Vergleich wären Stundenzahl und –kosten zu ermitteln. Schließlich sollte auch geprüft werden, ob die Kraft an anderer Stelle in der Praxis effizienter eingesetzt werden kann. Ein professioneller Dienstleister hat ein Patientenportal, in denen Patienten sich jederzeit selbst Duplikate holen, Zahlungszielverlängerungen vereinbaren oder die Rechnung direkt digital an den Kostenträger weiterleiten können. Das entlastet und bringt zusätzlichen Service für Patienten. Das kann eine Praxis in Eigenregie natürlich nicht darstellen.
Habe ich noch Kontrolle über Anschlussprozesse (Mahnungen, Inkassoschritte)?
Generell gilt: Wenn eine Rechnung gestellt wird, sollte auch eine Zahlung gewollt sein. Die Zahlungsziele können differenziert werden. Es gibt z.B. durchaus Praxen, die ihr Mahnwesen abstimmen auf das jeweilige Patientenalter, auf die jeweiligen hinter den Patienten oder der Patientin stehenden Kostenträger und die Zeit, die der einzelne Patient schon bei der Praxis ist. Ob damit die Ergebnisse besser sind oder nachweislich tatsächlich die Patientenbindung steigt – das lässt sich schwer greifen.
Nach unserer Erfahrung ist folgende Stufung sinnvoll:
Die erste proaktive Information sollte abgefragt werden, wenn die nächste Eskalationsstufe genommen wird, d.h. wenn es um die Erwirkung eines Mahnbescheides geht. Hier sollte die Praxis vom Dienstleister eine Standardanfrage für das weitere Vorgehen verlangen, um den Patienten bzw. die Patientin selbst ansprechen zu können oder zumindest bei nächsten Terminanfragen zu wissen, dass es Zahlungsschwierigkeiten gab. Zusätzlich kann eine Praxis verlangen, dass alle Vorgänge > 100 € per Mahnbescheid geltend gemacht werden, wenn die sonstigen Zahlungserfahrungen unauffällig sind. Lässt sich das umsetzen, steuert die Praxis die Prozesse in den gewählten Punkten systematisch selbst.
Lieber eine 450€-Kraft für diese Arbeiten?
Ist Outsorucing richtig für unsere Praxis?
Eine Alternative kann es sein, die Arbeiten rund um die Abrechnung über einen Mini-Job abzudecken. Da es um die Finanzen der Praxis geht, muss auch ein Mini-Jobber das entsprechende Vertrauen genießen und die Kompetenz vorweisen.
Mit Lohnnebenkosten liegt der Finanzaufwand für eine Praxis bei knapp 600€ monatlich. Durch den gesetzlichen Mindestlohn ergibt sich eine maximal mögliche Stundenzahl je Woche von 11,8 Stunden, d.h. für etwas über 2 Stunden arbeitstäglich. In dieser Zeit muss die Aufgabe auch zu schaffen sein – durch die Deckelung der Vergütung entstehen sonst Spannungen.
Manche Kräfte möchten nicht für 2 Stunden täglich in die Praxis kommen, sondern mehr Stunden auf bestimmte Tage bündeln. Dann wird die Abrechnung an den anderen Tagen nicht bearbeitet. Patienten müssen dann neu anrufen, oder die verantwortliche Kraft ruft zurück in der Hoffnung auf Erreichbarkeit. Die Buchhaltung einschließlich der Klärung von falschen Beträgen / Doppelzahlungen muss gleichfalls an diesen Tagen gemacht und auch fristgerecht geschafft werden.
Der nötige Platz und die Arbeitsmittel müssen natürlich gegeben sein.
Bei dieser Lösung sollten auch Urlaubs- und Krankheitsfälle bedacht werden (Vertretung, Vermeidung von Kopfmonopole).
Erhöht sich die Gefahr für Datenschutzverstöße?
Die besonders geschützten Patientendaten werden Dritten zur Verfügung gestellt. Dazu braucht es das aufgeklärte und dokumentierte Einverständnis der Patient:innen. Die Einholung dieses Einverständnisses ist ein gewisser Mehraufwand, den eine Praxis jedenfalls in der Anfangsphase einplanen sollte. Viele Patienten kennen die dazu gehörenden Formulare zwar schon, aber für das eigenen Personal ist es ein neuer Punkt in der Routine. Die meisten Anbieter stellen die entsprechenden Formulare.
Die Patient:innen können ihr ok auch digital auf einem Tablet abgegeben werden oder – schon seit 10/2020 bei privadis – Erklärung für privadis auch via Patienten-Handy. Dazu ist keine App nötig.
Ob das passt, muss jede Praxis selbst mit Blick auf die eigenen Strukturen und ihr Patientenklientel entscheiden. Die eine Einheit klärt bereits über die Behandlung digital auf, dort passt ein solches digitales Dokument zwanglos in den Ablauf. Eine andere Praxis hat vorwiegend ältere Patient:innen, die lieber auf Papier unterschreiben möchten.
In aller Regel genügt es, wenn das Einverständnis alle 24 Monate erneuert wird. Nach der Umstellungsphase verteilt sich der Aufwand deshalb gleichmäßiger. In manchen Systemen lässt sich patientenbezogen ein Reminder für die neue Vorlage hinterlegen.
Ist das Einverständnis eingeholt, geht es noch um den Datentransfer. Manche Anbieter akzeptieren weiterhin die Zusendung von Papierdokumentationen und CD. Natürlich können diese Datenträger auf dem Postweg verloren gehen oder geöffnet werden. Diese Gefahr lässt sich kaum ausschließen.
Praktisch alle Dienstleister bieten den digitalen Versand der Abrechnungsdaten an. Damit sparen beide Seiten Porto und Zeit. Wichtig ist, dass die Daten über eine ausreichend geschützte Verbindung versendet werden. Beim Versand sollten manuelle Fehler von den Systemen her soweit wie möglich ausgeschlossen werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, sind die Risiken sicher beherrschbar.
Bedenken Praxismanager:in
Aus Sicht z.B. des Praxismanagement sind folgende Punkte relevant
Erhöhter Erklärungsbedarf im Empfangsbereich bei Patienten
Bekanntes ändern und neue Abläufe aufnehmen
Furcht um den Arbeitsplatz
Furcht vor Statusverlust
Die letzten drei Punkte werden „Eisberg-Faktoren“ genannt, weil Praxen die Bedeutung leicht unterschätzen. Eine Erstkraft, die jahrelang mit der Abrechnung betraut war, sieht in der jetzt erstmaligen Fremdvergabe für sich oft einen Verlust, keinen Gewinn.
„Bin ich nicht mehr gut genug?“
„Welche Fehler findet der Dienstleister möglicherweise in meinen bisherigen Abläufen?“
„Muss ich meine Arbeitszeit reduzieren, weil mein Aufgabenbereich kleiner wird?“
All das sind menschliche und verständliche Überlegungen. Wenn ein:e Praxismanager:in von diesen Bedenken bewegt wird, sollten die Gründe und konkreten Auswirkungen ausführlich besprochen werden. Bei einer Entscheidung „von oben“ versagt sonst möglicherweise die Hierarchie. Das Ergebnis wird immer besser sein, wenn auch die Erstkraft für sich Vorteile erkennt, beispielsweise
die Freiheit, sich verstärkt um wertbildende Themen kümmern zu können (Patienten, QM)
unangenehme Themen zu übertragen – wer mahnt schon gern?
sich im kollegialen Fachgespräch über die Richtigkeit der Abrechnung zu versichern und möglicherweise noch zu verbessern
Hält die Erstkraft an ihren Bedenken fest, muss die Praxisleitung entscheiden, ob ihr die Bedenken berechtigt oder auflösbar erscheinen. Eine mögliche Hilfe dabei kann eine Übersicht des Dienstleisters sein, z.B. ein Handout Umstellung Schritt für Schritt erklärt, eine Testphase oder ein persönliches Kennenlernen.
Damit gelingt es, eine objektiv richtige und langfristig für alle gut passende Lösung zu finden.
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