Factoring für Ärzte:innen und Zahnärzte:innen

Echtes Factoring: Ausfallschutz

Der Patient oder die Patientin möchte sich behandeln lassen. Die Praxis lässt über ihren Dienstleister elektronisch gesichert, in Sekunden und vertraulich prüfen, ob der oder die Patient:in die für die wahrscheinliche Honorarhöhe nötige Bonität besitzt.

Ist die Rückmeldung positiv, hat die Praxis einen Ausfallschutz. Dann kann die Praxis wie geplant mit der Behandlung beginnen.

Nach Behandlungsschluss übersendet die Praxis die Rechnungsdaten an ihren Abrechnungsdienstleister.

Der Dienstleister übernimmt den Rechnungsdruck und zahlt das Honorar minus Gebühren vorab zu einem festen Termin an die Praxis aus, meist unmittelbar nach Rechnungsdruck.

Die damit verbundene Forderung geht per Abtretung von der Praxis auf den Dienstleister über.

Der Dienstleister übernimmt das Monitoring für die Zahlung. Der bzw. die Patient:in erhält die Rechnung, zahlt aber das Honorar nicht, weil er nach Rechnungserhalt z.B.

• unbekannt verzieht oder
• insolvent wird oder
• verstirbt und seine Erbmasse zu wenig Deckung hat

Die Praxis behält in diesen Fällen trotzdem das erhaltene Honorar. Der Ausfall liegt beim Abrechnungsdienstleister. Wird dieser Schutz vom Abrechnungsdienstleister übernommen und so die Praxis vom Ausfallrisiko entlastet, ist das echte Factoring gemeint. Damit wird also das Risiko abgedeckt, dass bei der Vorab-Prüfung bestimmte Risiken nicht erkannt wurden, weil (noch) keine Meldung in den Datenbanken stand. Außerdem wird das Risiko abgedeckt, dass sich die Zahlungsfähigkeit des Patienten nach Behandlungsbeginn verschlechtert.

Ist eine Praxis oder MVZ als GmbH aufgestellt bzw. wenn Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse aufgestellt werden, bietet echtes Factoring einen weiteren Vorteil: Die Monatsabschlüsse müssen nicht mehr nachberichtet werden. Die Honorare sind termingerecht und verlässlich gezahlt.

Auch wenn der Dienstleister signalisiert, dass eine einzelne Forderung nicht im echten Factoring übernommen werden kann, hat das für die Praxis Vorteile: Sie kennt das Risiko VOR Behandlungsbeginn. Die Praxis kann also selbst abwägen, ob sie den Patienten oder die Patientin auf eigenes Risiko behandeln möchte oder nicht. Die Praxis kann auch überlegen, sich zumindest die Sachkosten in Vorkasse zahlen lassen, um das Risiko zu mindern und konkret vorher zu prüfen, ob der Patient oder die Patientin zumindest in Teilen zahlungswillig und -fähig ist.

Natürlich gibt es auch betrügerisch handelnde Patient:innen, die von vornherein planen, die Erstattung der Versicherung nicht an die Praxis weiterzugeben. Andere Gründe sind statistisch betrachtet allerdings deutlich häufiger, nämlich z.B. der unerwartete Arbeitsplatzverlust (weniger Einkommen) oder eine familiäre Trennung (ad hoc höhere Kosten).

Wenn die Rechnung sachlich falsch ist oder Leistungen nicht erbracht wurden (Verität), greift dieser Ausfallschutz nicht. Denn es kann nur ein Wert abgesichert werden, der tatsächlich existiert. Ist eine abgerechnet Leistung nicht erbracht worden, entsteht auch keine Honorarforderung. Ist eine Leistung fehlerhaft durchgeführt worden, entsteht der Honoraranspruch gar nicht erst, oder er erlischt durch Aufrechnung mit dem Schadensersatz- und/oder Schmerzensgeldanspruch des oder der Patient:in. Diese Themen lassen sich durch das echte Factoring nicht absichern.

Unechtes Factoring: Liquidität

Der bzw. die Patient:in lässt sich behandeln und die Praxis übersendet anschließend die Rechnungsdaten an ihren Abrechnungsdienstleister.

Der Dienstleister übernimmt den Rechnungsdruck und zahlt das Honorar vorab zu einem festen Termin an die Praxis aus, meist unmittelbar nach Rechnungsdruck.

Der Patient bzw. die Patientin erhält die Rechnung. Die damit verbundene Forderung geht per Abtretung treuhänderisch von der Praxis auf den Dienstleister über. Das bedeutet, dass rechtlich der Abrechnungsdienstleister Eigentümer der Forderung wird und das Monitoring der Zahlung übernimmt. Aber die Praxis bleibt der wirtschaftlich Berechtigte, und sie entscheidet eigenständig über das weitere Vorgehen, falls auch mit kaufmännischem Mahnverfahren kein Zahlungseingang erreicht wird.

Der Dienstleister belastet den vorab an die Praxis gezahlten Betrag nach einer bestimmten Zeitspanne an die Praxis zurück. Die Dauer dieser Spanne ist unterschiedlich. Üblich ist eine Phase zwischen 60 und 180 Tagen, je nach Vertragsinhalt. Die Praxis kann in diesem Fall also die Liquidität und z.B. Skontovorteile nutzen.

Aber das Ausfallrisiko bleibt bei ihr und in diesem Fall zahlt sie das Honorar an ihren Dienstleister zurück.

Die Praxis kann das Ausfallrisiko senken, wenn sie vor der Behandlung die Bonität einzelner Patient:innen über den Factor prüfen lässt. Die Praxis hat dann die nötige Information, um selbst das Risiko einschätzen zu können, ob sie in Vorleistung gehen will oder nicht. Damit ist das Risiko zwar nicht auf den Factor übertragen (deshalb ist der Tarif auch preisgünstiger), aber das Risiko lässt sich besser bewerten.

Forderungseinzugsverfahren: starke Entlastung im Täglichen

Der Patient oder die Patientin lässt sich behandeln und die Praxis übersendet an ihren Abrechnungsdienstleister die Rechnungsdaten.

Der Patient bzw. die Patientin erhält die Rechnung. Die damit verbundene Forderung geht per Abtretung treuhänderisch von der Praxis auf den Dienstleister über. Das bedeutet, dass rechtlich der Abrechnungsdienstleister Eigentümer der Forderung wird, aber die Praxis der wirtschaftlich Berechtigte bleibt. Wenn also das kaufmännische Mahnverfahren ohne Erfolg beendet ist, entscheidet die Praxis über das weitere Vorgehen selbst.

Der Dienstleister zahlt das Honorar an die Praxis aus, wenn tatsächlich ein Zahlungseingang erfolgt ist. Das kann schon nach 15 Tagen der Fall sein, aber auch erst nach 95 Tagen oder gar nicht, z.B. wenn der Patient oder die Patientin unbekannt verzieht. Diesen Komfort wählen über 50 % der ärztlichen Praxen, weil schon hier der Großteil der Arbeit erledigt wird, die im Täglichen keine neuen Werte bringt, aber dennoch für das Standing und den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis sehr wichtig ist: Telefonservice für Patienten oder Patientinnen bei Fragen zur Rechnung, Buchhaltung (z.B. Klärung Zahlendreher), Mahnungen, Teilzahlungen, Stornierungen, Stundungen. Ein offenes Ohr für Patiententhemen kostet eben auch hier Zeit.

Wann lohnt sich echtes Factoring?

Das echte Factoring mit Ausfallschutz lohnt sich, wenn zum Beispiel

• der Ausfall der Praxis eine bestimmte %-Größe überschreitet. Als ausgefallen gilt das Honorar, das auch per Anwalt und/oder Gericht nicht realisiert werden kann. Der Anteil ist abhängig von der örtlichen Zahlungskraft der Patientenschaft, der durchschnittlichen Rechnunghöhe und der konkreten Art der Verfolgung der offenen Posten. An dieser Stelle geht es um die Abwägung von Risikokosten versus Sicherheitskosten.
• die Sachkosten vergleichsweise hoch sind (z.B. Fremdlaborkosten bei Zahnärzten, in Laserzentren, Kinderwunschkliniken) und kein Kostenträger hinter dem Patienten oder der Patientin steht (z.B. in der Ästhetischen Medizin)
• eine Einheit als GmbH organisiert ist und ihre Bilanz verkürzen will
• die Praxis gegen einen fest kalkulierbaren Zusatzpreis einfach 100% verlässliche Honorarsicherheit wünscht

Dann bringt diese Zusatzoption im professionelle Forderungshandling klare Pluspunkte.

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