Update zur elektronischen Patientenakte (ePA): seit 01.10.2025 verpflichtend in den Praxen

Mit dem 1. Oktober 2025 ist ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung im Gesundheitswesen erreicht: Die elektronische Patientenakte (ePA) ist nun für alle Leistungserbringer verpflichtend in den Praxisalltag einzubinden – dazu zählen Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Kliniken, Apotheken sowie weitere Einrichtungen der Gesundheitsversorgung.

Was bedeutet die Verpflichtung konkret?

• Befüllungspflicht: Im aktuellen Behandlungskontext müssen elektronisch erzeugte, medizinisch relevante Dokumente wie Arztbriefe oder Befunde in die ePA übertragen werden.
• Behandlungskontext: Mit Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte entsteht ein sogenannter Behandlungskontext, in dem Praxen Zugriff auf die ePA haben. Standardmäßig ist dieser 90 Tage gültig.
• Ausnahmen: Bei bestimmten sensiblen Daten (z. B. genetische Befunde) ist weiterhin eine explizite Einwilligung notwendig. Auch für minderjährige Patienten gelten besondere Schutzregelungen.

Chancen und Vorteile

Die Einführung der Pflicht soll die ePA endgültig in die Versorgungspraxis bringen und damit den intersektoralen Austausch stärken. Ziel ist:

• ein schnellerer Zugriff auf Befundberichte und Medikationslisten,
• weniger Doppeluntersuchungen,
• eine verbesserte Patientensicherheit durch mehr Transparenz im Behandlungsverlauf.

Erste Stolpersteine in den Praxen

So groß der Schritt ist, so zeigen sich in der Praxis bereits erste Hürden:

• Technische Verzögerungen: Nach Angaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) verfügen aktuell nur rund 80 % der Praxen über ein ePA-Modul. Etwa ein Fünftel kann die Akte noch gar nicht nutzen – weil die Softwarehersteller nicht rechtzeitig liefern. Manche kündigen Nachlieferungen erst für das 4. Quartal an, andere haben bislang keine Rückmeldung gegeben.
• Paradoxe Situation: Obwohl Hersteller in Verzug sind, drohen Sanktionen den Praxen. Die KBV kritisiert diesen Widerspruch als untragbar.
• Organisatorischer Mehraufwand: Dokumente müssen zusätzlich hochgeladen und Patienten über die Ablage informiert werden. Für viele Teams bedeutet das zunächst Mehrarbeit statt Entlastung.
• Digitale Kompetenz & Schulungsbedarf: Medizinische Fachangestellte müssen den Umgang mit neuen Prozessen erlernen. Patienten benötigen oft Unterstützung beim Verständnis und bei der Verwaltung der Zugriffsrechte.
• Datenschutzfragen: Zwar gilt ein hoher Sicherheitsstandard, dennoch bleibt die Handhabung der Zugriffsrechte für Patienten komplex. Praxen müssen zusätzlich Aufklärungs- und Dokumentationspflichten erfüllen.

Noch keine Sanktionen – aber Handlungsbedarf

Für 2025 sind keine unmittelbaren Sanktionen vorgesehen, wenn Praxen die ePA noch nicht vollständig nutzen können. Allerdings:

• Bereits jetzt können Kürzungen bei der Telematikinfrastruktur-Pauschale drohen, wenn kein ePA-Modul eingesetzt wird.

• Ab 2026 ist ein kompletter Abrechnungsausschluss geplant, wenn eine Praxissoftware ohne zertifiziertes ePA-Modul genutzt wird.
  Die KBV bewertet diese Regelungen als unverhältnismäßig – schließlich können Praxen nicht beeinflussen, wie schnell Hersteller ihre Systeme anpassen.

Ausblick

In den kommenden Monaten werden weitere Funktionalitäten wie der digitale Medikationsprozess (dgMP) und zusätzliche Dokumentenarten integriert. Entscheidend wird sein, wie gut die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Akteuren im Gesundheitswesen tatsächlich funktionieren.

Die ePA ist damit endgültig Realität – und für Praxen eine Herausforderung, aber auch eine Chance, die Patientenversorgung digital, transparent und effizienter zu gestalten.

Quellen

• Bundesgesundheitsministerium: ePA für alle

• Kassenärztliche Bundesvereinigung: FAQ ePA 2025

• Quintessence Publishing: ePA für Zahnärzte spätestens ab 1. Oktober 2025 verpflichtend