Abrechnung durch PVS

Wann ist das Outsourcing der Privatabrechnung an eine PVS sinnvoll?

Unter dem Begriff PVS verstehen Praxen in der Regel Unternehmen, die alle Arbeiten rund um die Privatliquidation übernehmen.

Die Frage „Wann sollten wir die Abrechnung durch eine PVS erledigen lassen?“ lässt sich nur individuell beantworten. Denn jede Praxis hat unterschiedliche Patientenverteilungen (GKV/PKV), Prozesse, Verantwortlichkeiten und Vorstellungen – geprägt von eigenen Erfahrungen mit dem Thema.

So versendet etwa die eine Praxis täglich ihre Rechnungen, die andere nur quartalsweise. In der einen Praxis ist die Privatabrechnung reine Chefsache, in der anderen steuert die/der Praxismanager alles. Eine Praxis legt Wert auf ein behutsames Mahnwesen, die andere will Verluste und Verschleppungen entschieden stoppen. Auch die Bereitschaft für Veränderungen ist unterschiedlich ausgeprägt.

Aber der Reihe nach: Bei einem Outsourcing geht es immer um die objektive Einschätzung von Chancen und Bedenken.

Chancen

Zeitgewinn

• Auslagerung manueller Arbeiten (Druck, Kuvertieren, Frankieren)
• Freies Telefon – alltägliche und wiederkehrende Patientenfragen übernehmen andere
• Unterstützung bei Erstattungsfragen der Patienten gegenüber Kostenträgern

Die gewonnene Zeit bietet Chancen für Arbeiten mit höherer Wertschöpfung. Das kann mehr Zeit für Patienten oder Fortbildung bedeuten, aber auch die Konzentration auf Aufgaben mit besserem wirtschaftlichem Hebel. Und nicht zuletzt: Auch mehr Erholung ist eine schöne Option!

Wirtschaftliche Pluspunkte

• Kosten senken bei Druck, Toner, Porto, Kuverts und Papier
• Honorarverluste vermeiden durch Abrechnungs-Coaching und -Monitoring
• Straffe Rechnungstexte und alle Infos in einheitlichem Format im Praxissystem – keine Word-Unterordner
• Liquidität verbessern – Patienten zahlen erfahrungsgemäß bei einem Dienstleister schneller und verlässlicher
• Risiken optional absichern

Qualitätssicherung

• Kein Vergessen oder Verschieben von Mahnläufen und Stundungen
• Urlaube und Krankheitsfälle schlagen nicht mehr auf die Abrechnung durch
• Distanz zu unangenehmen Aufgaben wie Mahnungen
• Eingespielte Anschlussprozesse, wenn doch mal ein Anwalt nötig ist

Die erste Kontrollfrage einer Praxis lautet deshalb: Welchen Effekt hätten diese Punkte konkret für uns – und woran messen wir ihn?

Hier ist die Checkliste dafür:

• Volumen
• Professionelle Prozesse
• Auslastung des Personals
• Zahlungseingang
• Zahlungsausfall
• Ratenzahlungen, Teilzahlungen und Stundungen

Volumen

Ein Erfahrungswert liegt bei 50.000 € Privatumsatz im Jahr. Ab dieser Größenordnung haben die Abläufe rund um die Privatabrechnung meist einen spürbaren Anteil an der Arbeitszeit. Unabhängig davon entscheiden sich aber auch viele kleinere Praxen für einen Dienstleister.

Professionelle Prozesse

• Wird konsequent in festen Taktungen gemahnt?
• Ist die Praxis bei telefonischen Rückfragen erreichbar?
• Agiert das Personal am Telefon einheitlich, geschult und professionell?
• Gibt es einen Standard bei Fragen nach Stundungen und Teilzahlungen?
• Werden Zahlungseingänge mit Zahlendrehern zügig und richtig zugeordnet?

Auslastung des Personals

• Gibt es wichtige Aufgaben, die immer zu kurz kommen und für die nach der Auslagerung endlich Zeit wäre?
• Möchte die verantwortliche Kraft in Teilzeit gehen?
• Steht ein Personalwechsel an?

Wird eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet, lohnt es sich, über ein Outsourcing nachzudenken.

Zahlungseingang

Die meisten Praxen wissen nicht, nach wie vielen Tagen ihre Patienten im Durchschnitt zahlen. Hier lohnt sich die Frage an die Hotline des Softwareanbieters, ob und wo sich diese Kennzahl im Programm aufrufen lässt. Muss für laufende Verbindlichkeiten keine Kreditlinie in Anspruch genommen werden, ist die Liquidität in der Regel ausreichend. Bei Neugründungen und Praxisübernahmen wertet die finanzierende Bank es erfahrungsgemäß klar positiv, wenn Zahlungseingänge verlässlich und planbar sind. Dafür bieten Abrechnungsdienstleister feste Auszahlungstermine für das Honorar an – unabhängig von der tatsächlichen Zahlung der Patienten.

Zahlungsausfall

Bei Zahnärzt:innen hat das Ausfallrisiko große Bedeutung, vor allem wegen der oft hohen Rechnungsbeträge und der Kosten für das Fremdlabor. In den meisten Fällen ist deshalb eine Absicherung sinnvoll.

Bei Fachärzt:innen gibt es dagegen in der Regel keine so hohen vorfinanzierten Auslagen. Dort wird ein Großteil der Rechnungen durch die Kostenträger ausgeglichen. Ausnahmen können die Radiologie (wegen hoher Sachkosten), die ästhetische Medizin, Kinderwunschzentren oder die Augenheilkunde (Lasik) sein. Hier können eine vorherige Bonitätsprüfung oder das echte Factoring für ein Outsourcing sprechen. Dazu sollte die Praxis ihre Ausfallquote kennen – oder zumindest das Honorarvolumen der Forderungen, die anwaltlich durchgesetzt werden müssen.

Ratenzahlungen, Teilzahlungen und Stundungen

Wickelt die Praxis mehr als 10 % der Rechnungen als Teil- oder Ratenzahlung ab, ist dieser Punkt für die Auslagerung relevant. Dazu zählen auch Stundungen, also Rechnungen, bei denen Patienten einmalig um einen Zahlungsaufschub bitten. Bei einem Anteil unter 5 % entsteht in der Regel kein nennenswerter Aufwand.

Bedenken der Arztpraxis

Habe ich versteckte und am Ende höhere Kosten als in Eigenregie?

Es kann natürlich sein, dass ein Anbieter bestimmte Kosten verschweigt. Das lässt sich aber mit der einfachen Bitte um eine Auflistung aller Kostenpunkte klären. Fehlt dort eine Position, die später berechnet wird, ist sie nicht Vertragsbestandteil und muss nicht bezahlt werden. Vom Anbieter kann zudem eine Kostenübersicht pro Monat bzw. Jahr verlangt werden – sofern sie nicht ohnehin Teil des Standardreportings ist.

Der Kostenvergleich zwischen Anbieter und Praxis ist tatsächlich schwierig: Der Dienstleister benennt alle Kosten, die meisten Praxen kennen ihre eigenen Kostenbestandteile der Privatabrechnung aber nicht genau. Kaum eine Praxis differenziert nach Kostenarten und -stellen (Porto, Druck, Telefon sowie Personalzeiten für einzelne Arbeiten, noch dazu getrennt nach GKV- und PKV-Abrechnung). Ein vollständig objektiver Vergleich ist deshalb kaum möglich.

Es gibt aber Indikatoren:

• Portokosten lassen sich am leichtesten vergleichen. Dafür muss die Praxis nicht nach Portohöhe je Sendung differenzieren – schon die Anzahl der Rechnungen und Mahnungen zeigt die Tendenz. Der Dienstleister erhält andere Rabatte bei der Post und ist deshalb sehr wahrscheinlich günstiger. Die Höhe der Differenz kann durchaus überraschen.
• Gleiches gilt für Druck, Toner, Kuvertierung und Frankierung von Rechnungen und Mahnungen. Diese Handgriffe laufen in der Praxis manuell. Durch bessere Einkaufspreise, Maschinisierung und Digitalisierung arbeitet der Dienstleister auch hier kostengünstiger.
• Wie viel Zeit eine Praxis für die telefonische Beantwortung von Patientenfragen zu Rechnungen, Mahnungen, Zahlungseingängen, Stornierungen oder Duplikaten aufwendet, lässt sich nur schätzen, weil diese Daten meist nicht erfasst werden. Praxen können hier durchaus effizient arbeiten, wenn sie gut qualifizierte Kräfte einsetzen. Für einen objektiven Vergleich wären Stundenzahl und -kosten zu ermitteln. Außerdem sollte geprüft werden, ob die Kraft an anderer Stelle in der Praxis sinnvoller eingesetzt werden kann. Ein professioneller Dienstleister bietet ein Patientenportal, über das Patientenjederzeit selbst Duplikate abrufen, Zahlungszielverlängerungen anfragen oder die Rechnung digital an den Kostenträger weiterleiten können. Das entlastet die Praxis und ist ein zusätzlicher Service für Patienten– den eine Praxis in Eigenregie kaum leisten kann.

Habe ich noch Kontrolle über Anschlussprozesse wie Mahnungen und Inkasso?

Grundsätzlich gilt: Wer eine Rechnung stellt, will auch bezahlt werden. Die Zahlungsziele lassen sich aber differenzieren. Manche Praxen stimmen ihr Mahnwesen etwa auf das Alter der Patienten, den jeweiligen Kostenträger oder die Dauer der Praxiszugehörigkeit ab. Ob das die Ergebnisse verbessert oder die Patientenbindung nachweislich stärkt, lässt sich allerdings schwer messen.

Nach unserer Erfahrung ist folgende Stufung sinnvoll: Die erste proaktive Information sollte erfolgen, bevor die nächste Eskalationsstufe – der Mahnbescheid – eingeleitet wird. Die Praxis kann dafür vom Dienstleister eine Standardanfrage zum weiteren Vorgehen verlangen. So kann sie die Patientin oder den Patienten selbst ansprechen oder weiß zumindest bei der nächsten Terminanfrage, dass es Zahlungsschwierigkeiten gab. Zusätzlich kann eine Praxis festlegen, dass alle Vorgänge über 100 € per Mahnbescheid geltend gemacht werden, wenn die sonstigen Zahlungserfahrungen unauffällig sind. So steuert die Praxis die Prozesse an den entscheidenden Punkten selbst.

Lieber eine Minijob-Kraft für diese Arbeiten?

Ist Outsourcing richtig für unsere Praxis?

Eine Alternative kann sein, die Abrechnungsarbeiten über einen Minijob abzudecken. Da es um die Finanzen der Praxis geht, muss auch eine Minijob-Kraft das nötige Vertrauen genießen und die entsprechende Kompetenz mitbringen.

Der Verdienst im Minijob ist auf 603 € monatlich begrenzt (Stand 2026). Hinzu kommen Pauschalabgaben des Arbeitgebers von rund 30 %. Beim gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € ergeben sich maximal rund 10 Wochenstunden, also etwa 2 Stunden pro Arbeitstag. In dieser Zeit muss die Aufgabe zu schaffen sein – sonst entstehen durch die Deckelung der Vergütung Spannungen.

Manche Kräfte möchten nicht täglich für 2 Stunden in die Praxis kommen, sondern ihre Stunden auf bestimmte Tage bündeln. An den übrigen Tagen wird die Abrechnung dann nicht bearbeitet: Patient müssen erneut anrufen oder auf einen Rückruf warten. Auch die Buchhaltung einschließlich der Klärung falscher Beträge oder Doppelzahlungen muss an diesen Tagen fristgerecht erledigt werden.

Platz und Arbeitsmittel müssen natürlich vorhanden sein.

Außerdem sollten Urlaubs- und Krankheitsfälle bedacht werden – mit einer Vertretungsregelung und ohne Wissensmonopole bei einer einzelnen Person.

 

Erhöht sich die Gefahr von Datenschutzverstößen?

Besonders geschützte Patientendaten werden Dritten zur Verfügung gestellt. Dafür braucht es das aufgeklärte und dokumentierte Einverständnis der Patienten. Die Einholung ist ein gewisser Mehraufwand, den eine Praxis vor allem in der Anfangsphase einplanen sollte. Viele Patienten kennen die Formulare zwar schon, für das eigene Personal ist es aber ein neuer Punkt in der Routine. Die meisten Anbieter stellen die entsprechenden Formulare bereit.

Patienten können ihr Einverständnis auch digital auf einem Tablet abgeben – bei privadis außerdem direkt über das eigene Smartphone, ganz ohne App.

Was passt, muss jede Praxis mit Blick auf ihre Strukturen und ihre Patienten selbst entscheiden. Wer bereits digital über Behandlungen aufklärt, kann ein digitales Einverständnis problemlos in den Ablauf integrieren. Eine Praxis mit überwiegend älteren Patienten setzt dagegen vielleicht lieber auf die Unterschrift auf Papier.

In aller Regel genügt es, das Einverständnis alle 24 Monate zu erneuern. Nach der Umstellungsphase verteilt sich der Aufwand deshalb gleichmäßiger. In manchen Praxisprogrammen lässt sich patientenbezogen eine Erinnerung für die erneute Vorlage hinterlegen.

Ist das Einverständnis eingeholt, geht es um den Datentransfer. Manche Anbieter akzeptieren weiterhin Papierunterlagen oder CDs per Post. Diese können verloren gehen oder geöffnet werden – ein Risiko, das sich kaum ausschließen lässt.

Praktisch alle Dienstleister bieten deshalb den digitalen Versand der Abrechnungsdaten an. Das spart beiden Seiten Porto und Zeit. Wichtig ist eine ausreichend geschützte Verbindung, und manuelle Fehler beim Versand sollten systemseitig so weit wie möglich ausgeschlossen sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, sind die Risiken gut beherrschbar.

Bedenken der Praxismanager:innen

Aus Sicht des Praxismanagements sind vor allem folgende Punkte relevant:

• Erhöhter Erklärungsbedarf gegenüber Patient:innen am Empfang
• Gewohnte Abläufe ändern und neue aufnehmen
• Sorge um den Arbeitsplatz
• Sorge vor Statusverlust

Die letzten drei Punkte werden als „Eisberg-Faktoren“ bezeichnet, weil Praxen ihre Bedeutung leicht unterschätzen. Eine Erstkraft, die jahrelang für die Abrechnung verantwortlich war, sieht in der erstmaligen Fremdvergabe oft einen Verlust statt eines Gewinns.

• „Bin ich nicht mehr gut genug?“
• „Welche Fehler findet der Dienstleister möglicherweise in meinen bisherigen Abläufen?“
• „Muss ich meine Arbeitszeit reduzieren, weil mein Aufgabenbereich kleiner wird?“

Das sind menschliche und verständliche Überlegungen. Beschäftigen diese Bedenken die Praxismanagerin oder den Praxismanager, sollten Gründe und konkrete Auswirkungen ausführlich besprochen werden. Eine Entscheidung „von oben“ funktioniert hier meist nicht. Das Ergebnis wird immer besser, wenn auch die Erstkraft für sich Vorteile